Архивирование кадровых документов

В деятельности каждой организации большое значение отводится кадровым документам. Необходимость данной документации продиктована требованиями государства по ведению и сохранению всех документов, связанных с трудовой деятельностью и стажем каждого работника. Учитывая большие сроки хранения документов, возникает необходимость в непрерывном архивировании кадровых документов.

В соответствии с существующим законодательством личные дела и другие документы следует своевременно подготавливать для архивного хранения. Сначала проводится экспертиза по установлению ценности документов, по результатам которой ряд документов отбирается для длительного хранения в архиве. Архивирование кадровых документов обязательно включает в себя такие процедуры, как оформление дел и опись документов в архив. При оформлении документов в архив следует учитывать следующее обстоятельство: в личные дела помещаются документы, оформленные по всем правилам. Для тех дел, что не подлежат архивному хранению, оформляются акты, на основании которых подобная документация подлежит уничтожению. Порядок данной процедуры также чётко регламентирован.

Архивирование кадровых документов

Организация архивных работ
Каждое предприятие в процессе ведения своей деятельности создает объёмную кадровую документацию, которая должна храниться в течение длительного времени. Архивирование кадровых документов выполняется либо силами самого предприятия, либо все работы по хранению кадровой документации и ведение архивного дела поручаются сторонней организации, специализирующейся на предоставлении профессиональных услуг по архивированию кадровой документации. При организации архива на самом предприятии для хранения документов необходимо специальное закрытое помещение, где контролируется влажность воздуха и в которое исключается попадание прямых солнечных лучей.

Организация архивных работ регламентируется «Положением о хранении документов», которое утверждается руководителем предприятия. Согласно положению в приказном порядке назначается официальное лицо, занимающееся подготовкой документов в архив и несущее ответственность за архивное хранение документов и дел. Также на предприятии создаётся экспертная комиссия, которая проверяет учетные документы архива и проводит периодическую экспертизу кадровой документации на предмет соответствия нормативного срока хранения документов и их фактического времени хранения в архиве. Все кадровые документы с истёкшим сроком хранения изымаются из архива для последующего уничтожения.

Нормы работы с архивными документами

Любая организация, коммерческая или государственная, неизбежно имеет дело с кадровой документацией. Ведь все, что связано с профессиональной деятельностью гражданина является сферой непосредственного интереса государства. Дело в том, что государство обеспечивает механизм пенсионного страхования и, следовательно, нуждается в сохранении всей документации, относящейся к трудовому стажу конкретного человека.

Существуют нормативные правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами, обеспечение их сохранности и использование. Предусмотрена ответственность работодателя за несоблюдение требований законодательства об обеспечении сохранности документов по личному составу. Таким образом, за время работы организации накапливается большое количество документов по личному составу. Что необходимо делать с этой документацией?

Передача кадровых документов в архив

Согласно закону, следует подготовить дела к архивному хранению. Проводится экспертиза ценности документов, документы по личному составу отбираются на длительное хранение.

Архивирование кадровых документов включает в себя следующие процедуры: оформление дел и составление описей на дела по личному составу. При формировании дел в архив важно помнить, что в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы. Кроме того, для дел, не подлежащих хранению, составляются акты о выделении к уничтожению. Порядок уничтожения кадровой документации тоже регламентирован.

Учет использования архивной документации

Заключительным этапом при архивировании кадровых документов является передача кадровых документов в архив организации на хранение. Как видно, процесс архивирования кадровых документов весьма сложен и трудоемок.

Кадровые документы и бумаги, связанные со стажем работы и деятельностью каждого из сотрудников компании, в соответствии с законодательством имеют большие сроки хранения (до 75 лет и более). Именно поэтому подготовку кадровых документов для выделения их на хранение в архив необходимо производить своевременно.

✗ Важно
Ввиду того, что кадровые документы являются социально значимыми (они служат подтверждением прав работников на социальное обеспечение), при их архивировании особое внимание уделяют:

  • оформлению дел;
  • описи документов.

Правила формирования дел
1. Составление дел необходимо осуществлять в соответствии с номенклатурой компании: включение документов в дела другими способами запрещено.

Сразу после подшивки одного документа дело является заведенным. 3. Оформление обложки должно осуществляться одновременно с включением бумаг в дело. На обложке необходимо указать: наименование компании и структурного подразделения; номер или индекс дела; заголовок; срок хранения документов.

Помещать в дела можно только выполненные и оформленные по всем требованиям документы по 1 экземпляру. 5. В делах должны находиться подлинники рабочих бумаг (карточки сотрудников, регистрационные книги, приказы по личному составу и т.д.). Однако есть исключения: копии допустимы в случае, когда подлинник был отослан гражданину или в другую компанию (у автора будет свой второй экземпляр или копия). Как правило, это касается переписки.

Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов. При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации. Как это правильно и функционально организовать, расскажем в данной статье.

Закон об архивном деле). Для этих целей формируются дела.
Порядок формирования дел для хранения документов в организации
Кадровая документация формируется в дела, как правила, с наступлением нового календарного года в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такое формирование ведется в целях обеспечения быстрого поиска документов и подготовки их к архивному хранению.

Образец описи дел структурного подразделения

На сегодняшний день эти два нормативных акта являются действующими. Однако они не являются нормативными актами, обязательными для исполнения, а носят лишь рекомендательный характер.

Основные правила формирования дел для организации хранения документов

  • полное наименование организации;
  • полное наименование структурного подразделения;
  • номер дела;
  • заголовок дела;
  • срок хранение документов.

Группа 4.Документация, связанные с прекращением трудовых отношений. Как правило, это приказы (распоряжения) о расторжении трудового договора.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *